EXCEL CHAPITRE 2

Chapitre 2 – SAISIE SIMPLE DE DONNEES

1. SELECTION DE CELLULES

La sélection peut être effectuée avec le clavier et la souris, ou bien avec la fenêtre

« Atteindre ». Pour désélectionner, cliquez n’importe où (s’il s’agit d’une seule cellule, cliquez en dehors de la cellule).

•      Avec le clavier et la souris

Pour sélectionner :

ü  Une cellule

Pointez sur la cellule. Le pointeur ayant l’aspect d’une croix blanche, cliquez. Ou bien, atteignez la cellule avec les touches fléchées du clavier. 

Si vous êtes en cours de saisie, validez (par exemple, en tapant Entrée), avant de sélectionner cette cellule en cliquant dessus.

Pour atteindre :

•      La cellule A1 : Ctrl + ã (Home)

•      La dernière cellule de la zone active (la plage commençant par A1 et qui contient toutes les données) : Ctrl + Fin (End)

•      La première cellule de la ligne active : ã (Home)  

•      Une cellule en bordure de la zone de cellules (zone entourée de cases d’en-tête de lignes ou de colonnes, ou de cellules vides) : pointez sur la bordure de la cellule active,  en direction de la cellule à atteindre. Quand le pointeur se transforme en croix fléchée, double-cliquez. 

Exemple : si vous souhaitez atteindre la dernière cellule de la zone, à droite de la cellule active, pointez sur la bordure droite de celle-ci, puis double-cliquez.

ü  Des cellules faisant partie de la ligne ou de la colonne de la cellule active

Pour sélectionner toutes les cellules situées entre la cellule active et la cellule en bordure de zone, appuyez sur la touche Maj en double-cliquant sur la bordure de la cellule active en direction des cellules à sélectionner.

ü  Une plage de cellules

Cliquez-glissez de la première à la dernière cellule.

Ou bien sélectionnez la première cellule, puis appuyez sur la touche Maj et sélectionnez la dernière cellule de la plage.

ü  Des cellules non adjacentes (isolées, en plages, en colonnes ou en lignes)

Sélectionnez le 1^er élément. Puis appuyez sur la touche Ctrl et sélectionnez les autres en cliquant, ou en cliquant-glissant, dessus.

ü  La zone de la cellule active

Tapez :   Ctrl + *

ü  Une colonne ou une ligne

Pointez sur la bordure externe de la case de l’en-tête. Le pointeur ayant l’aspect d’une flèche,  cliquez.

Pour sélectionner :

•      La colonne de la cellule active : Ctrl + Espace.

•      La ligne de la cellule active : Maj (Shift) + Espace.

Toute la colonne ou toute la ligne de la feuille est sélectionnée.

ü  Des colonnes ou des lignes adjacentes

Cliquez-glissez sur les cases d’en-tête des colonnes ou des lignes à sélectionner. Ou bien : sélectionnez la 1^ère, puis faites Maj (Shift) + clic sur la dernière.

ü  Des colonnes ou des lignes non adjacentes

Sélectionnez la première. Puis Ctrl + clic pour sélectionner chacune des autres.

ü  Toutes les cellules de la feuille

•      Avec la souris : pointez la case de l’intersection entre les deux lignes d’en-têtes (horizontale et verticale). Le pointeur se transforme en croix blanche ; cliquez. Toutes les cellules de la feuille sont sélectionnées.  Avec le clavier : Ctrl + A.

•      Avec la fenêtre « Atteindre »

Pour l’afficher : sous l’onglet Accueil, dans le groupe « Edition », activez le bouton « Rechercher et sélectionner » > Atteindre. Ou bien, plus rapidement, appuyez sur la touche F5. Renseignez la zone « Référence ».

Exemple de sélection de plages non adjacentes, situées sur la feuille active : b2 : d5 ; e1 : f8 .

Exemple de sélection de plages situées sur une autre feuille, par exemple la feuille « Feuil3 » :  feuil3! a4 : e8 ; feuil3! b1 : b5 .

L’appartenance d’une plage à une feuille se traduit par l’écriture : nomfeuille ! plage Il n’est pas nécessaire de mettre un espace après un signe de ponctuation ( :  ; ou !).

La fenêtre « Atteindre » permet également :

•      De mémoriser les 4 dernières sélections (affichées dans la zone « Atteindre »). 

•      D’offrir diverses possibilités de sélection : après activation du bouton « Cellules », la fenêtre « Sélectionner les cellules » permet de sélectionner des cellules particulières à l’intérieur de la zone active. 

Exemple : cocher l’option « Cellules vides » sélectionne toutes les cellules vides de la zone active (une cellule vide ne contient aucun caractère, pas même un espace).

2. SAISIE DANS LES CELLULES

Sélectionnez une cellule et saisissez par exemple un texte ou un nombre. Par défaut, un texte est aligné à gauche, un nombre est aligné à droite.

•      Validation et passage à une autre cellule

Pour valider la saisie, et passer :

•      A la cellule d’en dessous : Entrée ou touche  

•      A la cellule de droite : Tab F ou touche  

•      A la cellule du haut ou à celle du bas : touches fléchées du clavier  ou      A une cellule quelconque : cliquez dessus.

Par défaut, taper Entrée sélectionne la cellule d’en dessous (option « Bas »).

On peut paramétrer différemment cette option Excel : cf. fin du chapitre INTRODUCTION.

Saisie rapide dans une plage sélectionnée :

•      Colonne après colonne (saisie « à la verticale ») : après chaque saisie, y compris en fin de colonne, il suffit d’appuyer sur la touche Entrée (à condition de ne pas avoir modifié l’option « Bas » de la touche Entrée - cf. fin du chapitre INTRODUCTION).

•      Ligne après ligne (saisie « à l’horizontal ») : après chaque saisie, y compris en fin de ligne, il suffit d’appuyer sur la touche Tab  F.

•      Saisie d’une même valeur dans toutes les cellules d’une plage

Sélectionnez la plage. Saisissez la valeur. Validez avec Ctrl + Entrée.

•      Débordement

Quand un texte déborde sur la cellule suivante, une saisie dans celle-ci masque le texte de la cellule précédente.

Quand une date déborde, la validation transforme l’affichage de la date en une suite de dièses (#). 

Testez : réduisez la largeur d’une colonne (par cliqué-glissé sur la bordure droite de sa case d’en-tête). Dans une cellule de cette colonne, saisissez une date, puis validez.  

Quand un nombre déborde, il est affiché en notation scientifique, c’est-à-dire sous la forme du produit d’un nombre décimal compris entre 1 inclus et 10 exclus par une puissance de 10.

Exemple : le nombre 123456789 qui est environ égal à 1,2 * 10⁸, s’affiche dans la cellule 1,2E+08.

S’il y a débordement en notation scientifique, l’affichage du nombre dans la cellule est remplacé, comme une date, par une série de dièses.

Que ce soit un texte, une date ou un nombre qui déborde, le contenu exact de la cellule demeure, même si l’affichage est différent. En sélectionnant la cellule (cliquez dessus), son contenu exact apparaît dans la zone de contenu de cellule (barre de formule).

•      Saisie d’un nombre sous forme de texte

Si on fait précéder un nombre d’une apostrophe (Exemple : ’16), Excel le considère comme un texte et l’aligne à gauche dans la cellule.

Après validation, un triangle vert apparaît en haut à gauche de la cellule   signalant que ce nombre est de type texte (il ne pourra donc pas faire partie de formules mathématiques).

Quand la cellule est sélectionnée, une balise s’affiche à côté. Elle indique qu’il s’agit d’un nombre stocké sous forme de texte et elle propose plusieurs options, en particulier la conversion en type nombre.

•      Saisie semi-automatique de données de type texte

Lorsqu’on effectue des saisies de type texte dans une colonne, Excel les mémorise. 

Après avoir tapé une ou plusieurs lettres dans une nouvelle cellule de la colonne, dès qu’Excel reconnaît une saisie précédente, celle-ci est automatiquement proposée. 

Il ne doit pas y avoir de cellule vide entre la cellule active et la cellule reconnue. Tapez sur Entrée pour valider la saisie proposée et passer à la cellule suivante.

On peut également afficher la « Liste déroulante de choix »  : faites un clic droit dans la cellule juste au-dessus ou juste au-dessous des valeurs déjà saisies > « Liste déroulante de choix ».

Apparaissent dans cette liste tous les contenus de type texte de la colonne. La liste s’arrête dès qu’il y a une cellule vide (en dessus ou en dessous).

Cliquez sur un élément de la liste affiche son contenu dans la cellule.

•      Saisie d’un commentaire

L’onglet « Révision » contient un groupe de commandes « Commentaires ».

On peut rattacher un commentaire à une cellule :

-       Sélectionnez la cellule.

-       Activez le bouton « Nouveau commentaire » du ruban, ou bien clic droit > Insérer un commentaire.

Le commentaire commence par défaut par le nom de l’utilisateur. Ce nom peut être modifié ou supprimé.

Après un clic droit sur la cellule contenant le commentaire, un menu contextuel propose les options : Modifier, Effacer, Afficher / Masquer le commentaire.

Quand le commentaire est masqué, il subsiste dans la cellule un triangle rouge :  

Le commentaire apparaît dès que le pointeur est sur la cellule.

Pour modifier l’apparence du commentaire, affichez la fenêtre « Format de commentaire » : faites un clic droit dans le cadre du commentaire > Format de commentaire.

•      Saisie d’une date ou d’une heure

ü Date

Dès qu’Excel reconnaît une date, il la convertit en numéro de série (représentant le nombre de jours écoulés entre cette date et le 1^er janvier 1900, sinon 1904 en fonction du paramétrage, cf. chapitre 7 § 6 « Date et heure ») et il lui applique un format. Pour saisir une date :

-       Séparez le jour, le mois et l’année par les caractères / ou –

-       Sinon, si vous écrivez le mois en toutes lettres, vous pouvez aussi utiliser des espaces.

Si le jour n’est pas mentionné, Excel le considère comme étant le 1^er jour du mois.

ü Heure

Dès qu’Excel reconnaît des heures, des minutes ou des secondes, il les convertit en fractions. Pour le vérifier, il convient de mettre la cellule au format Standard (onglet Accueil, groupe "Nombre", ouvrez le menu déroulant et cliquez sur Standard).

Exemples

•       L’heure 6:00 est convertie en 6/ 24, soit 0,25.

•       L’heure 12:30 est convertie en 0,52 (avec un paramétrage de deux décimales). 

En effet :  12 h est converti en 12/ 24, soit 0,5.

                              30 minutes est converti en 30/ 24 * 60, soit 30/ 1440, soit 0,02.

•       L’heure 00:00:50 est converti en 50/ 24 *60 * 60, soit 50/ 86400, soit 0,00058 (avec un paramétrage de cinq décimales).

Seul le caractère : est admis pour séparer les heures et les minutes (exemple : 9h28 s’écrit 9:28 et est affiché 09:28), ainsi que pour séparer les minutes et les secondes. 

Si on écrit 9h28, au lieu de 9:28, on ne pourra pas se servir de cette donnée en tant qu’heure, ni dans les calculs ni dans les formules.

Dates et heures, reconnues en tant que telles par Excel, sont des données numériques. Elles sont donc alignées à droite dans les cellules.

•       Saisie restreinte

La fenêtre « Validation des données » permet de restreindre une saisie.

Il est par exemple possible de restreindre la saisie à un nombre entier supérieur à 30.

Commencez par sélectionner les cellules concernées par l’application d’une saisie restreinte.

Puis, affichez la fenêtre « Validation des données » : sous l’onglet « Données », dans le groupe « Outils de données », activez le bouton « Validation des données ».

•       Le premier onglet « Options » permet de définir la restriction à appliquer.

•       Le deuxième « Message de saisie » permet de saisir le message à afficher lors de la sélection de la cellule.

•       Le troisième « Alerte d’erreur » permet de saisir le message à afficher en cas

d’erreur de saisie.

3. MODIFICATION DES DONNEES

•      Avant validation, si on souhaite recommencer la saisie dans la cellule

Le bouton r de la barre de formule permet d’annuler la saisie en cours. L’équivalent par le clavier est la touche Echap (Esc).

•      Après validation

•      Soit vous modifiez le contenu de la cellule dans la zone située juste au-dessus de la feuille de calcul.

•      Soit vous double-cliquez dans la cellule, puis vous rectifiez.

•      Soit, la cellule étant active, vous tapez F2, puis vous modifiez.

•      Suppression de données

Sélectionnez la ou les cellules, puis appuyez sur la touche Suppr.

Après sélection, si vous souhaitez bénéficier d’options d’effacement : sous l’onglet Accueil, dans le groupe « Edition », activez le bouton « Effacer ».

4. RECHERCHER, REMPLACER

Pour afficher la fenêtre « Rechercher et remplacer » : sous l’onglet Accueil, dans le groupe « Edition », activez le bouton « Rechercher ». Cette fenêtre peut rester ouverte lors de la saisie dans les cellules.

 Rechercher

Ouvrez l’onglet « Rechercher ». 

Si la recherche est à effectuer dans une plage de cellules de la feuille active, sélectionnezcette plage de cellules.

Sinon la recherche s’effectuera sur la zone active (cliquez sur une cellule quelconque de la feuille), ou dans le classeur si vous le précisez.

Vous pouvez utiliser : l’astérisque * pour remplacer 0, 1 ou plusieurs caractères, ainsi que le point d’interrogation ? pour remplacer un seul caractère.

Vous pouvez préciser le format des expressions recherchées.

Le bouton « Suivant » sélectionne les cellules contenant la valeur recherchée, une par une. 

Le bouton « Rechercher tout » liste les occurrences correspondant à la recherche. Vous pouvez trier les résultats obtenus en cliquant sur un en-tête (par exemple, sur « Valeur »). En cliquant sur un résultat, vous sélectionnez sur la feuille la cellule le contenant.

 Remplacer

Ouvrez l’onglet « Remplacer ». 

Le bouton Remplacer permet de remplacer les valeurs une par une.

5. VERIFICATION ORTHOGRAPHIQUE

Si la vérification orthographique est à effectuer dans une plage de cellules de la feuille active, sélectionnez-la. Sinon la recherche s’effectue sur la zone active (cliquez sur une cellule quelconque de la feuille).

Pour lancer la vérification orthographique : sous l’onglet « Révision », dans le groupe « Vérification », cliquez sur le bouton « Orthographe ». Ou bien appuyez sur la touche F7.

Si Excel détecte un terme absent du dictionnaire, la fenêtre « Orthographe » est affichée. Elle contient des suggestions de correction, ainsi que diverses options.

6. INSERTION ET SUPPRESSION

Distinguer contenant et contenu

Il faut bien distinguer la suppression du contenant et celle du contenu. Exemples :

 Quand on supprime la donnée d’une cellule, on ne supprime pas la case qu’est cette cellule. 

Quand on supprime les données d’une colonne, la colonne devient vierge, mais elle reste. La suppression du contenant entraîne celle du contenu, mais on n’a pas l’inverse.

Cette partie concerne les différents types de contenants : colonnes, lignes et cellules.

Une insertion ou une suppression de contenant entraîne un décalage

Dès qu’il y a insertion (ou suppression) du contenant, il y a décalage de cellules pour insérer (ou supprimer) les nouvelles cellules.

Les cellules qui ont été décalées, changent de références (sauf si leurs références sont liées à des références d’autres cellules. Le collage avec liaison est traité chapitre 5 § 4 « Collage »).

Pour insérer ou supprimer des cellules, on peut utiliser : 

•       Les options du menu contextuel qui s’affiche après clic droit sur la sélection.

•       Ou bien le ruban : boutons « Insérer » ou « Supprimer » du groupe « Cellules » de l’onglet Accueil.

•       Insertion ou suppression de colonnes ou de lignes

Le principe est le même pour les colonnes ou pour les lignes.

ü Pour insérer des colonnes :

-       Sélectionnez le nombre de colonnes à gauche desquelles vont être insérées les nouvelles colonnes. Le nombre de colonnes insérées correspondra au nombre de colonnes sélectionnées.

-       Clic droit sur la sélection > « Insertion ». 

Les colonnes sont aussitôt insérées.

Les références des cellules décalées ont changé.  Exemple

Saisissez le nombre 5 dans la cellule référencée A1.

Puis insérez deux colonnes avant la colonne A : sélectionnez les colonnes A et B, en cliquant-glissant sur leurs cases d’en-tête. Faites un clic droit sur la sélection > Insertion. Après insertion des colonnes, le nombre 5 est dans la cellule référencée C1. 

ü  Pour insérer des lignes :

-       Sélectionnez le nombre de lignes au-dessus desquelles vont être insérées les nouvelles lignes. Le nombre de lignes insérées correspond au nombre de lignes sélectionnées.

-       Clic droit sur la sélection > « Insertion ».

Les lignes sont aussitôt insérées.  Comme expliqué précédemment, les références des cellules décalées ont changé.

ü  Pour supprimer des lignes ou des colonnes :

Sélectionnez-les. Puis faites un clic droit sur la sélection > « Supprimer ». Comme pour l’insertion, les références des cellules décalées changent.

 Insertion ou suppression d’une plage de cellules

-       Sélectionnez la plage de cellules à côté de laquelle sera effectuée l’insertion ou la suppression de cellules.

-       Clic droit sur la sélection > « Insérer » ou « Supprimer ».

-       Choisissez l’option souhaitée dans la boîte de dialogue qui s’affiche.

ü Insertion de cellules

Option « Décalage vers la droite » : 

Sont insérées le même nombre de cellules vierges que celui des cellules sélectionnées. Les cellules sélectionnées sont décalées à droite, des cellules vierges prennent leur place.

Option « Décalage vers le bas » :

Les cellules sélectionnées sont décalées vers le bas, des cellules vierges prennent leur place.

Option « Ligne entière » :

Des lignes entières sont insérées au-dessus des cellules sélectionnées, en nombre égal au nombre de lignes de ces dernières (le résultat est le même qu’une insertion de lignes, vue au paragraphe précédent « Pour insérer des lignes »).

Option « Colonne entière » :

Des colonnes entières sont insérées à gauche des cellules sélectionnées, en nombre égal au nombre de colonnes de ces dernières (le résultat est le même qu’une insertion de colonnes, vue au paragraphe précédent « Pour insérer des colonnes »).

ü Suppression de cellules

Option « Décalage vers la gauche » : les cellules sélectionnées sont supprimées et toutes les cellules de droite qui occupent les lignes de ces cellules, sont décalées à gauche.

Option « Colonne entière » : cette fois-ci, toutes les cellules des colonnes de droite sont décalées à gauche (le résultat est le même qu’une suppression de colonnes).

Option « Décalage vers le haut » : c’est le même principe que précédemment. Les cellules sélectionnées sont supprimées et toutes les cellules d’en-dessous qui occupent les colonnes de ces cellules, sont décalées vers le haut.

Option « Ligne entière » : cette fois-ci, ce sont tous les cellules en dessous qui sont décalées vers le haut (et non plus seulement celles qui occupent les colonnes des cellules sélectionnées) (le résultat est le même qu’une suppression de lignes).