Chapitre 1 – GESTION
DES FEUILLES ET DES CLASSEURS
1. GESTION DES FEUILLES DE CALCUL
La gestion des feuilles
passe par leurs onglets. Pour nommer, sélectionner, insérer, supprimer,
copier ou déplacer une ou plusieurs feuilles, on opère sur les onglets.
Pour afficher la liste des noms de toutes les feuilles du
classeur, faites un clic droit sur l’un des boutons de défilement des onglets.
Cliquer sur un nom affiche la feuille correspondante.
• Nommer une feuille
Double-cliquez
sur l’onglet. Le nom de l’onglet s’affiche en surbrillance.
Ou bien faites un clic droit sur
l’onglet > « Renommer ». Saisissez le
nouveau nom de la feuille.
• Couleur de l’onglet
Pour choisir la couleur d’un onglet : clic droit sur l’onglet > Couleur
d’onglet. Choisissez la couleur.
Quand la feuille correspondante est sélectionnée, son nom est souligné de cette couleur. Sinon, l’arrière-plan de l’onglet revêt cette
couleur.
• Sélectionner des feuilles
Pour sélectionner une ou plusieurs
feuilles, on procède ainsi :
- Une feuille : clic sur l’onglet. L’onglet de la feuille
sélectionnée devient blanc.
- Des feuilles adjacentes : clic sur l’onglet de la 1ère ; Maj (Shift) + clic
sur l’onglet de la dernière.
- Des feuilles non adjacentes
: clic sur l’onglet de la 1ère ; Ctrl + clic sur chaque autre onglet
de feuille.
- Toutes les feuilles du classeur
: clic droit sur un onglet > Sélectionner toutes les feuilles.
Pour annuler la sélection
de feuilles, cliquez sur un onglet non sélectionné. A défaut d’onglet
visible non sélectionné, faites un clic droit sur l’onglet souhaité >
Dissocier les feuilles. Tous les autres onglets seront désélectionnés.
ü Groupe de travail
Plusieurs feuilles
sélectionnées constituent ce qui est appelé « un groupe de travail ». Dès que deux feuilles sont sélectionnées,
cette appellation est indiquée dans la barre de
titre, juste après le nom du classeur : [Groupe de travail].
Quand
il y a constitution d’un groupe de travail, les
saisies sur la feuille active peuvent être
répercutées sur les autres feuilles du groupe.
• Insérer des feuilles
Pour insérer une seule
feuille, après les feuilles existantes : activez l’onglet « Insérer une
feuille de calcul »
.
Sinon, sélectionnez autant d’onglets
que de feuilles à insérer.
•
Puis sous l’onglet Accueil, dans le groupe « Cellules », ouvrez le menu déroulant du bouton « Insérer » > « Insérer une feuille ».
•
Ou bien : clic droit sur la sélection > Insérer ; dans la fenêtre « Insérer », cliquez
sur « Insérer ».
Les nouvelles feuilles s’insèrent à gauche de la sélection.
• Supprimer une feuille
Clic droit sur l’onglet > Supprimer.
On peut sélectionner plusieurs feuilles, puis les supprimer d’un bloc.
On ne peut pas récupérer les feuilles
supprimées en activant le bouton « Annuler Frappe »
• Déplacer ou Copier une
feuille
ü Avec la souris
Déplacer : sélectionnez
l’onglet à déplacer, puis cliquez-glissez dessus
jusqu’à l’emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d’une feuille.
Copier : cliquez sur l’onglet de la feuille. Puis Ctrl + cliquez-glissez jusqu’à l’emplacement
souhaité. Le curseur prend la forme d’une feuille avec le signe +. La nouvelle
feuille prend le nom de la feuille d’origine suivie du n° d’exemplaire placé
entre parenthèses : par exemple Feuil1
(2), pour la 1ère copie de la feuille Feuil1.
On peut déplacer ou copier plusieurs feuilles à la fois en
sélectionnant les onglets correspondants avant de cliquer-glisser.
ü Avec la fenêtre « Déplacer ou
copier »
Sélectionnez les feuilles à déplacer ou à copier. Pour
afficher la fenêtre « Déplacer ou copier », faites un clic droit sur un onglet sélectionné > Déplacer ou copier. Renseignez la fenêtre, puis validez.
2. AFFICHAGE D’UNE FEUILLE DE CALCUL
Zoom
Par défaut, le zoom est
à 100%. Une valeur supérieure agrandit
l’affichage. Une valeur inférieure permet d’avoir une meilleure vision
d’ensemble sur une zone étendue.
Par défaut, le zoom s’applique à
toute la feuille.
Pour modifier le zoom,
on peut utiliser la zone zoom de la barre d’état, ou bien la fenêtre « Zoom ».
Pour afficher cette fenêtre, cliquez sur le bouton « Zoom », sous l’onglet
Affichage, ou bien sur le pourcentage de zoom dans la barre d’état.
Si vous souhaitez « zoomer
» sur une plage de cellules, sélectionnez-la d’abord. Puis, sous l’onglet
Affichage, dans le groupe Zoom, cliquez sur le bouton
« Zoom sur la sélection », ou bien choisissez l’option « Ajusté à la
sélection » dans la fenêtre « Zoom ».
Pour revenir à un affichage normal, c’est-à dire à un zoom
de 100%, cliquez par exemple sur le bouton « 100% » du groupe Zoom.
• Plein écran
Sous l’onglet Affichage, dans le groupe « Affichages
classeur », activez le bouton « Plein écran ». Le ruban, ainsi que la barre de
formule et la barre d’état, sont masqués. Cela permet l’affichage d’une plus
grande partie de la feuille de calcul.
Pour désactiver ce mode d’affichage, appuyez sur la
touche Echap (Esc).
• Conserver l’affichage des
intitulés des lignes et des colonnes
Quand la zone active de la feuille de calcul est très
large, il n’est plus possible de voir ses colonnes de titres quand on affiche
des colonnes trop à droite. De même, quand la zone active de la feuille s’étale
sur une grande hauteur, on ne peut plus voir ses lignes de titres quand on
affiche les lignes du bas.
Les lignes et colonnes de titres sont
appelées des « volets ».
Pour conserver l’affichage des volets :
-
Sélectionnez la cellule à gauche de laquelle les colonnes resteront
affichées, et audessus de laquelle les lignes resteront affichées ;
-
Sous l’onglet Affichage,
dans le groupe Fenêtre, activez le bouton «
Figer les volets ». Deux traits noirs
continus apparaissent, pour indiquer la présence des volets.
Pour
supprimer les volets : cliquez sur le bouton « Figer les volets » >
Libérer les volets.
3. TRAVAILLER SUR PLUSIEURS CLASSEURS
• Ouvrir plusieurs
classeurs
Si on veut travailler sur plusieurs
classeurs, il faut commencer par les ouvrir.
Affichez la fenêtre «
Ouvrir » : ouvrez le menu Fichier > Ouvrir. Si les fichiers sont dans le même
dossier, faites Ctrl + clic sur chaque
nom de classeur à ouvrir. Puis ouvrez les classeurs en activant le bouton «
Ouvrir » de la fenêtre.
L’un affiche une feuille sur l’écran, les autres ont leur
nom affiché dans la barre des tâches.
• Basculer d’un classeur à
l’autre
Une fois les classeurs ouverts, vous pouvez afficher la
feuille d’un classeur en cliquant sur le nom de ce classeur dans la barre des tâches.
Ou bien : sous l’onglet Affichage, dans le groupe Fenêtre,
activez le bouton « Changement de fenêtre », puis affichez le classeur souhaité.
• Afficher le même classeur
dans plusieurs fenêtres
Ouvrez le classeur. Sous l’onglet Affichage, dans le groupe
Fenêtre, activez le bouton « Nouvelle fenêtre ». Le nom de la 2ème
fenêtre est celui du classeur suivi de « :2 ». Toute modification dans une
fenêtre est effectuée sur le classeur.
• Disposer les fenêtres des
classeurs ouverts
Affichez la fenêtre «
Réorganiser » : dans le groupe Fenêtre (onglet Affichage), cliquez sur le bouton « Réorganiser tout ».
La fenêtre propose plusieurs options : Mosaïque, Horizontal, Vertical ou Cascade.
Tous les classeurs ouverts, qu’ils soient réduits à leur nom dans la barre des
tâches, ou qu’une de leurs feuilles soit affichée, également les fenêtres d’un
même classeur, seront disposés selon l’option choisie.
En cochant la case « Fenêtres
du classeur actif », il ne sera affiché que les fenêtres du même classeur
(voir paragraphe précédent « Afficher le même classeur dans plusieurs fenêtres
»).
Pour retrouver l’affichage initial, cliquez
sur le bouton Agrandir 1 d’une fenêtre.
• Comparaison de feuilles
de deux classeurs côte à côte
Si deux classeurs ont une
structure similaire, il est intéressant de les mettre côte à côte, et de
les faire défiler simultanément afin de pouvoir comparer facilement leurs
données.
Procédez ainsi :
- Ouvrez les deux classeurs.
- Activez le premier classeur.
- Dans le groupe Fenêtre (onglet Affichage), activez le bouton « Afficher côte à côte ».
Si d’autres classeurs sont ouverts,
en plus des deux classeurs concernés, la fenêtre « Comparer en côte à côte »
permet d’indiquer le classeur avec lequel on souhaite comparer les données.
Les deux classeurs apparaissent l’un en
dessous de l’autre.
Dans
le groupe Fenêtre, le bouton d’info-bulle « Défilement
synchrone » est activé. Le déplacement dans l’un des deux classeurs induit le
déplacement dans l’autre.
Si on a redimensionné la fenêtre d’un classeur (par
cliqué-glissé sur sa bordure inférieure), le bouton « Rétablir la position de la fenêtre » (groupe Fenêtre), permet de
diviser à nouveau l’écran en deux parties
égales pour chacun des classeurs.
Pour revenir à l’affichage normal,
désactivez le bouton « Afficher côte à côte ».
4. PROTEGER FEUILLES ET CLASSEURS
Comme tout fichier, on peut protéger un
classeur lors de son premier enregistrement,
en utilisant la fenêtre « Enregistrer sous ».
Dans cette fenêtre, activez le bouton « Outils
» > Options générales.
Renseignez la fenêtre « Options générales ». Vous pouvez
définir un mot de passe pour la lecture, ainsi qu’un mot de passe pour sa modification.
Un classeur en « lecture seule » est modifiable, mais les
modifications ne pourront pas être enregistrées. Il est en revanche proposé
d’enregistrer une copie du fichier, contenant les modifications apportées.
Il existe divers autres moyens pour protéger classeurs et feuilles
de calcul.
• Protection d’un classeur
ü Marquer comme final
Un classeur marqué comme final, ne peut plus être modifié, sinon il faut désactiver le marquage.
Pour marquer le classeur en cours, ouvrez le menu Fichier
> Protéger le classeur (volet central)
> Marquer comme final.
L’icône
d’info-bulle « Marqué
comme final » apparaît dans la barre d’état quand le classeur actif est ainsi
protégé.
Pour désactiver le marquage, effectuez l’opération inverse
pour désactiver l’option « Marquer comme final ».
ü Masquer un classeur
Pour masquer le classeur en cours, activez le bouton « Masquer » du groupe « Fenêtre », sous l’onglet
Affichage.
Masquer n’est pas supprimer. Pour
afficher un classeur masqué, activez le bouton
« Afficher », situé juste en dessous.
Sélectionnez le nom du classeur, puis validez. Le classeur n’est plus masqué.
ü Attribuer un mot de passe au
classeur
Pour que l’ouverture d’un
classeur nécessite la saisie d’un mot de
passe : ouvrez le menu Fichier > « Protéger le classeur » > « Chiffrer avec mot de passe ». S’il est perdu,
le mot de passe n’est pas récupérable.
ü « Protéger le classeur » -
Structure et fenêtres
Pour
afficher la fenêtre « Protéger le classeur »,
activez le bouton « Protéger le classeur »
du groupe « Modifications », sous l’onglet Révision.
Ou
bien : ouvrez le menu Fichier > « Protéger le classeur » > « Protéger la structure du classeur ».
• Cocher la case « Structure »
empêche de modifier la structure, par exemple d’ajouter ou de supprimer des
feuilles, ainsi que d’afficher les feuilles masquées.
• Cocher la case « Fenêtres »
empêche le changement des tailles ou des positions des fenêtres.
• On peut saisir un mot de passe
pour protéger l’accès à cette fenêtre.
Suite à la protection de la feuille, le bouton « Protéger
le classeur » devient le bouton « Oter la
protection de la feuille ».
ü Information Rights Management (IRM),
c’est-à-dire Gestion des Droits relatifs à l’Information
Le service IRM de Microsoft Office permet de limiter l’autorisation concernant la lecture,
la modification, la copie, l’impression du classeur en cours à certains utilisateurs, pour une période définie.
L’utilisation du service IRM requiert Microsoft .NET Passport.
Pour attribuer des droits d’accès, procédez ainsi :
Ouvrez
le menu Fichier > Informations > Protéger le
classeur > Restreindre l’autorisation
par les personnes (cette commande n’est
proposée que si Microsoft .NET Passport
a été installé) > Accès restreint.
Lors de la première
utilisation du service IRM, un module
supplémentaire doit être téléchargé, puis installé. Son installation est
guidée par un Assistant.
Dans
la fenêtre « Autorisation », cochez la case
« Restreindre l’autorisation à ce classeur ». Puis indiquez les droits d’accès souhaités.
Pour désactiver les droits
d’accès attribués, ouvrez le menu Fichier > Informations > Protéger
le classeur > Restreindre l’autorisation par les personnes > Accès illimité.
Pour utiliser un autre compte d’utilisateur et créer ou ouvrir un fichier à accès restreint :
menu Fichier > Informations >
Protéger le classeur > Restreindre l’autorisation par les personnes > Gérer les informations d’identification.
Protection d’une feuille - Protection d’une
sélection de cellules
ü Masquer une feuille
Pour masquer la feuille active : sous l’onglet
Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur le bouton
« Format » > Masquer &
afficher > Masquer la feuille.
Masquer n’est pas supprimer. Pour
afficher une feuille masquée, choisissez en dernière option > Afficher la feuille. Dans la fenêtre «
Afficher », cliquez sur le nom de la feuille à afficher.
ü Masquer ou verrouiller une
sélection de cellules
« Verrouiller » une cellule empêche sa modification. Une cellule verrouillée n’est accessible qu’en
lecture seule.
La protection s’effectue en trois étapes :
1. Sélectionner 1es cellules à
protéger (cf. chapitre 2 § 1 « Sélection des cellules »).
2. Verrouiller et/ou masquer la
sélection de cellules
Masquer : après protection de la feuille (étape 3), les
contenus des cellules masquées ne
s’afficheront pas dans la barre de formule. Pour masquer les cellules, faites
un clic droit sur la sélection > Format de cellule. Ouvrez la fenêtre « Format de cellule » à l’onglet «
Protection », et cochez la case « Masquée ». Validez.
Cette fenêtre contient également la case à
cocher « Verrouillée ».
Verrouiller : toutes
les cellules sont verrouillées par défaut
(cette option n’est effective que si la feuille est protégée, voir étape 3
ci-dessous).
Pour verrouiller ou déverrouiller des cellules, on peut
utiliser la fenêtre « Format de cellule », ou bien le menu déroulant du bouton « Format » du groupe « Cellules ».
3. Protéger la feuille
Pour
rendre effective la protection des cellules
(masquage ou verrouillage), il est nécessaire
de protéger la feuille.
Par défaut, toutes les cellules de la feuille sont
verrouillées. Ainsi, en protégeant la feuille (en effectuant cette étape 3,
sans effectuer les étapes précédentes), on protège toutes les cellules de la
feuille. Il est plus courant de protéger toute une feuille, plutôt que des
plages de cellules.
Affichez la fenêtre «
Protéger la feuille », activez le bouton «
Format » du groupe « Cellules » (onglet Accueil) > Protéger la feuille. Ou bien : ouvrez le
menu Fichier > « Protéger le classeur » > « Protéger la feuille active ».
Pour protéger la feuille, la première case « Protéger la feuille et le contenu des cellules
verrouillées » doit nécessairement être
cochée. Validez.
Dans la mesure où toutes les cellules de la feuille
sont verrouillées par défaut, vous pouvez, à l’étape précédente, déverrouiller
les cellules à protéger, puis choisir dans la fenêtre « Protéger la feuille »
l’option « Sélectionner les cellules déverrouillées ».
Pour supprimer la
protection d’une feuille, activez le bouton « Format » > Oter la
protection de la feuille.
ü Attribution d’un mot de
passe à une sélection de cellules
L’attribution
d’un mot de passe à une sélection de cellules s’effectue en plusieurs étapes :
- Otez la protection de la feuille, si elle est
protégée. - Sélectionnez les cellules à
protéger.
- Sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, activez le
bouton « Permettre la modification des plages ». Dans la fenêtre du même nom, cliquez
sur « Nouvelle ».
- Dans la fenêtre « Nouvelle plage
», saisissez un mot de passe.
- De retour dans la fenêtre « Permettre la modification des plages
», cliquez sur le bouton « Protection de la
feuille ».
Comme pour le masquage ou pour le
verrouillage, la protection de la feuille est nécessaire pour l’attribution
d’un mot de passe à une sélection de cellules.
S’il est perdu, le mot de passe n’est pas
récupérable.
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